Операционное управление

Система администрирования управленческих процессов

Операционное управление организацией — разработка и внедрение комплексной системы администрирования процессов, регламентирующей документации и прочей работы, затрагивающих процессы управления компании.

Формирование такой системы начинается с формирования организационно-правовой структуры, с разбивкой функциональных, командных и коммуникационных связей между отдельными должностными единицами компании.

На основании разработанной организационной схемы производится разработка систем для стратегического управления, продаж, маркетинга, финансов, HR и др.

Важно, чтобы вся команда в лице каждой структурной единицы понимала каждый следующий шаг в своих действиях и были уверены, что именно такой подход приведет их к желаемому результату в компании.

В системе организационно-правовой документации организации выделяются также документы, определяющие порядок и методы выполнения той или иной работы: регламенты и инструкции, положения, стандарты КПД,  стандарты корпоративной культуры и т.п.

Организационно-правовая структура компании (ОСК)

Пример не работающей и бесполезной организационно-правовой структуры компании.

Неоднократно при аудите бизнес-процессов экспертами Consulting Alliance выявлялись ОСК, которые попросту валялись без дела в компании, поскольку со слов собственников «… ОСК  попросту не прижилась». Пример неработающей структуры видим слева.

При разработке ОСК учитывают стратегия развития бизнеса и инструменты, необходимые для их достижения. А следовательно уровни управления, бизнес процессы-процессы и коммуникации в каждой организации будут различны.

Важно! Эффективность ОСК зависит также, и насколько сама команда, включая собственников компании может ее «читать» и ежедневно применять при достижении целей. В 90 % случаях, при разработке и внедрении ОСК, мы обучаем персонал и руководство компании применять и получать эффект от грамотно составленной ОСК.

Базовые данные содержащиеся в «правильной» ОСК:

• схема, которая графически отражает, как устроена организация;
• командные и коммуникационные линии взаимодействия;
• ценный конечный продукт (ЦКП) сотрудника и структурной единицы в целом;
• руководящий документ,  закрепляющий ключевые функции структурных единиц;
• положение о структурных подразделениях;
• регламент, содержащий порядок исполнения тех или иных бизнес-процессов;
• инструкции, описывающие функции и обязанности каждой должности.

Пример работающей ОСК, разработанной Consulting Alliance и внедренной на предприятии клиента.

Разработка, внедрение и адаптация регламентов

• Регламент  определяет процесс коммуникации подразделений и работников компании в рамках определенных процессов. 
• Регламент перечисляет и описывает этапы и сроки, которые должен совершать работник для исполнения бизнес-процесса.
• Регламент, правильно разработанный — значительно сэкономит время и нервы как самого владельца бизнеса, так и его подчиненных. 

Проект по разработке регламента и его внедрению и адаптации требует, в первую очередь, волевого решения собственника. Процесс его разработки и введения на предприятии занимает довольно много временных ресурсов, требует внимания к деталям и терпения. Но «игра стоит свеч».

Большинство компаний, как и наших клиентов на начальном этапе сомневаются в необходимости регламентации бизнес-процессов, считают что контроль процессов – это неважные вещи. Однако, получив первые результаты, координально меняют свою точку зрения.

Вам однозначно необходимо задуматься о составлении регламентов процессов компании, если Ваши сотрудники систематически задают одни и те же вопросы по процессам. Вы же, вынуждены тартить время и детально объяснять нужный процесс. Данный факт уж точно не в пользу роста Вашей компании. Это нужно признать.

Разработка должностных инструкций, положений и другой эксплуатационной документации

Опыт нашей команды составляет уже более 16 лет. Мы предоставляем своим клиентам услуги по разработке должностных инструкций, положений, правил, и других эксплуатационной документации, необходимых для ООО, АО, ИП и НКО. Это могут быть как разовые услуги, так и комплексное обслуживание.

Отдельно стоит остановится на должностных инструкциях. Грамотно проработанные инструкции — это сильнейший управленческий инструмент, не только повышающий лояльность к компании со стороны сотрудников, но и показывающий фактически его дорожную карту при исполнении им своих обязанностей.

Делаем еще раз акцент на грамотной разработке должностной инструкции, поскольку имеющиеся инструкции в сети интернет не работают в компании от слова совсем, поскольку не имеют многих показателей, в том числе и правильного склонения во времени и пространстве в части получения ЦКП. 

Должностная инструкция, разработанная Consulting Alliance